UPS, FedEx và DHL: có nên bàn giao khi số lượng, đơn vị, bộ hàng và packing list không khớp?

Tách số kiện khỏi số lượng hàng hóa

Số kiện cho biết có bao nhiêu thùng ngoài, túi, kiện gỗ hoặc pallet. Số lượng hàng cho biết mỗi dòng hóa đơn có bao nhiêu cái, bộ, đôi, kilogram, mét hoặc đơn vị khác. Một thùng có thể chứa nhiều mặt hàng, và một dòng hàng có thể nằm trong nhiều thùng. Không chỉ ghi “3 cartons” mà thiếu hàng bên trong, và không chép số kiện vận đơn vào mọi dòng hàng. Loại bao bì có thể ghi riêng nhưng không thay số lượng hàng.

Dùng đơn vị phù hợp hàng và giao dịch thật

Cái, bộ, đôi, tá, kg, lít và mét có ý nghĩa khác nhau. Đơn vị phải phù hợp hồ sơ mua/bán, đơn giá, khối lượng tịnh, phân loại HS và yêu cầu nước đến. Nếu bán theo đôi, xác nhận số lượng là số đôi hay số chiếc; nếu khai theo kg, đó phải là lượng hàng chứ không dùng khối lượng cả bì thay số lượng. Không ghi 10 bộ ở một tài liệu và 50 cái ở tài liệu khác mà không có quan hệ quy đổi.

Giải thích bộ hàng, combo và phụ kiện đi kèm

Việc khai một bộ thành một dòng phụ thuộc sản phẩm, giao dịch, phân loại và quy định nước đến. Cần nêu mỗi bộ gồm gì, số lượng thành phần, vật liệu, công dụng, thương hiệu/model và giá trị, xuất xứ hoặc thuộc tính quản lý riêng nếu có. Quà tặng, phụ kiện, đồ dự phòng và mẫu không biến mất chỉ vì nằm cùng thùng với sản phẩm chính. Không gộp hàng khác mã HS hoặc thuộc tính đặc biệt thành “1 set” mơ hồ chỉ để giảm dòng.

Đối chiếu số lượng, giá trị, khối lượng và từng thùng

Số lượng nhân đơn giá phải bằng tổng dòng và cộng được về tổng hóa đơn. Khối lượng tịnh đơn vị hoặc dòng phải hợp lý với số lượng. Packing list cần có số thùng, mặt hàng và số lượng để tổng từng thùng quay về số lượng dòng hóa đơn và tổng kiện. Khai điện tử, đơn hàng, phiếu lấy hàng và ký mã hiệu thùng phải dùng cùng cơ sở cuối; phụ lục nhiều trang cần số hóa đơn, số dòng và số trang.

Tách kiện, bổ sung hoặc đổi bao bì phải đồng bộ trước khi giao

Bổ sung hàng, thiếu món, tách một bộ qua nhiều kiện, gộp thùng hoặc thay phụ kiện có thể đổi số lượng, quan hệ đơn vị, số kiện, khối lượng hoặc giá trị. Dừng bàn giao, để chủ hàng, kho, tài chính và kênh vận hành kiểm đếm lại rồi phát hành bản cuối có kiểm soát. Bột, mỹ phẩm, chất sệt và hóa chất vẫn cần thành phần, SDS/MSDS, bao bì và xét nhận chở; số lượng khớp không bảo đảm vận chuyển, thông quan, giá hay thời gian.

FAQ