UPS, FedEx và DHL: ghi hóa đơn thế nào khi người gửi, nhà xuất khẩu, người bán, nhà sản xuất và người nhận là các công ty khác nhau?

Lập sơ đồ giao dịch và luồng hàng trước

Xác định ai sở hữu hoặc bán hàng, ai sản xuất, ai chịu trách nhiệm xuất khẩu, ai thực tế bàn giao, ai mua, ai nhận giao và ai chịu trách nhiệm nhập khẩu. Công ty thương mại, nhà máy, kho, cửa hàng sàn, người mua nước ngoài và điểm giao cuối có thể khác nhau. Bắt đầu từ hợp đồng, đơn hàng, thanh toán, ủy quyền và luồng hàng thật thay vì ép dữ liệu vào mẫu.

Ghi dữ liệu pháp lý cho từng vai trò thật

Với từng người gửi/nhà xuất khẩu, người bán, nhà sản xuất, người mua, người nhận và người nhập khẩu áp dụng, dùng tên pháp lý, địa chỉ thực đầy đủ, liên hệ được ủy quyền, điện thoại, email và mã đăng ký hoặc mã số thuế theo nước đến. Nếu cùng một chủ thể đảm nhiệm nhiều vai trò và mẫu cho phép, ghi chính xác một lần; nếu khác nhau, phải tách riêng, không dùng tên tắt hay biệt danh kho.

Kho hoặc đại lý không tự động thay bên giao dịch

Kho bàn giao, forwarder hoặc đại lý có thể chỉ lưu giữ và giao hàng; điều đó không tự biến họ thành người bán, nhà xuất khẩu hay nhà sản xuất. Địa chỉ giao cũng không nhất thiết là người mua hoặc người nhập khẩu. Cần kiểm tra đại lý được ủy quyền có thuộc trường người gửi/liên hệ hay không. Không mượn tên, mã số thuế hoặc địa chỉ của công ty liên kết để khớp nhãn.

Để mọi chứng từ giải thích cùng một giao dịch

Hóa đơn, packing list, vận đơn, đơn hàng, thanh toán, dữ liệu xuất khẩu và ủy quyền nhập khẩu phải cùng giải thích hàng, giá trị, tiền tệ, xuất xứ, lý do xuất khẩu, điều kiện thương mại và trách nhiệm các bên. Khi người bán khác bên nhận tiền, nhà sản xuất khác xuất xứ hoặc người nhận khác người nhập khẩu, cần lưu hợp đồng, ủy quyền, hồ sơ sản phẩm hay thanh toán để giải thích.

Dừng khi mâu thuẫn và xét hàng đặc biệt riêng

Dừng lập chứng từ và bàn giao nếu tên công ty không khớp mã số thuế, người nhập khẩu phủ nhận ủy quyền, người bán không chứng minh được giá trị hoặc hồ sơ nhà sản xuất/xuất xứ mâu thuẫn. Để chủ hàng, người mua/bán thật và kênh thông quan xác nhận. Bột, mỹ phẩm, chất sệt và hóa chất vẫn cần thành phần, SDS/MSDS, bao bì và xét nhận chở; đủ vai trò không bảo đảm vận chuyển, thông quan, giá hay thời gian.

FAQ